Rok 2026 będzie przełomowy dla polskich przedsiębiorców. Krajowy System e-Faktur (KSeF), który do tej pory był dobrowolny, wkrótce stanie się obowiązkowy. Dla wielu firm oznacza to niemałą rewolucję w codziennym obiegu dokumentów i sposobie wystawiania faktur.
Jeśli korzystasz z systemów Wapro ERP lub Comarch ERP, masz powód do spokoju – oba rozwiązania są już przygotowane na integrację z KSeF. Samo oprogramowanie to jednak nie wszystko. Równie ważne jest przygotowanie procesów i ludzi, aby w 2026 roku wejść w nowe zasady bez stresu i problemów.
Harmonogram wdrożenia – kto i kiedy?
Ministerstwo Finansów zaplanowało wprowadzenie KSeF etapami. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek obejmie największe firmy o sprzedaży powyżej 200 milionów złotych rocznie. Dwa miesiące później, czyli od 1 kwietnia, w system będą musieli wejść wszyscy pozostali przedsiębiorcy – także małe i średnie firmy. Najpóźniej, bo od 1 stycznia 2027 r., obowiązek dotknie mikrofirmy cyfrowo wykluczone, które rozliczają się prostymi fakturami uproszczonymi.
Dlaczego KSeF jest ważny?
Nowy system wprowadza jednolity standard faktur w postaci pliku XML i przesyła je bezpośrednio do centralnej bazy Ministerstwa Finansów. Z perspektywy przedsiębiorców oznacza to znaczną automatyzację pracy, większe bezpieczeństwo przechowywania dokumentów i szybsze rozliczenia podatkowe. Wdrożenie KSeF ograniczy też liczbę pomyłek i ułatwi kontrolę przepływu danych finansowych.
Trzeba jednak pamiętać, że każda zmiana wymaga przygotowania. Nowe procedury, integracja systemów, zdobycie certyfikatów czy przeszkolenie pracowników mogą okazać się sporym wyzwaniem, zwłaszcza jeśli zostaną odłożone na ostatnią chwilę.
Wapro i Comarch – jak wspierają użytkowników?
Wapro ERP już teraz pozwala na automatyczne wysyłanie i odbieranie faktur w KSeF. Co istotne, system weryfikuje poprawność dokumentu przed wysyłką, dzięki czemu przedsiębiorca unika odrzucenia faktury i związanych z tym problemów.
Comarch ERP również zintegrował swoje rozwiązania z KSeF. Dodatkową korzyścią dla klientów jest bezpłatny okres komunikacji z systemem do końca lipca 2026 r., a dla nowych użytkowników – nawet do końca roku. Duże firmy mogą skorzystać także z modułu Comarch EDI KSeF, który waliduje i konwertuje faktury, zapewniając jeszcze większą pewność poprawności danych.
Jak przygotować firmę na KSeF?
Pierwszym krokiem jest upewnienie się, że system ERP, z którego korzystasz, działa w najnowszej wersji i ma aktywną integrację z KSeF. Następnie warto zaplanować testy – od września 2025 r. Ministerstwo Finansów udostępni środowisko testowe, a w listopadzie pojawią się certyfikaty oraz Aplikacja Podatnika w wersji próbnej. To idealny moment, aby sprawdzić, czy procesy w firmie są gotowe na nową rzeczywistość.
Nie można też zapominać o ludziach – nawet najlepiej skonfigurowany system nie spełni swojej roli, jeśli pracownicy nie będą wiedzieli, jak z niego korzystać. Szkolenie zespołu i wprowadzenie nowych procedur to klucz do spokojnego wejścia w KSeF.
Jak może pomóc Sol24?
W Sol24 od lat zajmujemy się integracją systemów ERP i wspieraniem firm w cyfrowych zmianach. Przygotowujemy przedsiębiorstwa do obsługi KSeF, konfigurujemy systemy Wapro i Comarch, prowadzimy testy i symulacje, pomagamy zdobyć wymagane certyfikaty i szkolimy zespoły. Dzięki temu wdrożenie przebiega płynnie, a firma nie ryzykuje błędów, które mogłyby skutkować opóźnieniami czy sankcjami.
Obowiązek
KSeF to nie moda, a obowiązek, który już wkrótce obejmie wszystkie firmy w Polsce. Wapro i Comarch są na tę zmianę gotowe – teraz czas, by przygotowali się ich użytkownicy. Im szybciej rozpoczniesz działania, tym spokojniej Twoja firma przejdzie w nową erę e-fakturowania.
Jeśli chcesz mieć pewność, że KSeF nie stanie się dla Ciebie źródłem stresu, tylko narzędziem, które ułatwia prowadzenie biznesu, skontaktuj się z nami w Sol24. Pomożemy Ci przejść przez całą drogę – od konfiguracji systemu po szkolenie pracowników.
Umów darmową konsultację